DerHolzbecher - AGENTURSOFTWARE UND INTERIM MANAGEMENT

Veröffentlicht am: 03. Dezember 2019

Eine der größten Investitionen, die Agenturen im Verlauf Ihrer Geschäftstätigkeit vornehmen, ist häufig die Implementierung einer sogenannten Agentursoftware. Nicht selten wird dieses Projekt, das erhebliche – auch langfristige – Auswirkungen auf die Prozesse der Agentur haben kann und enorme Kapazitäten in Form von finanziellen und zeitlichen Ressourcen bindet, relativ unbedarft mit Bordmitteln und im laufenden Betrieb „nebenbei“ ohne die Freistellung Beteiligter angegangen. Häufig verläuft die Einführung der Agentursoftware nicht gemäß Planung (Zeit & Kosten) und der erwartete Nutzen, soweit er im Vorfeld überhaupt ermittelt und dokumentiert wurde, wird nicht erreicht.

Bei der Einführung einer Agentursoftware handelt es sich um ein strategisches Projekt, das komplex ist, hohe fachliche und kommunikative Anforderungen an die beteiligten Personen stellt und langfristige Auswirkungen auf die Prozesse und Mitarbeiter der Agentur hat. Entsprechend wichtig ist es, das Projekt von Beginn an als Change-Management-Prozess einzuordnen.

Der Einsatz von Interim-Managern ist im Rahmen der Einführung einer Agentursoftware für Unternehmen eine professionelle Option mit deutlichem Mehrwert, da Agenturen aufgrund der seltenen Einführung einer Agentursoftware häufig nicht über das notwendige Know-How, die Erfahrungen und entsprechende Ressourcen verfügen. Auch die neutrale Sicht des Externen/Außenstehenden und eine alleinige Fokussierung des Interim-Managers auf das Projekt sind klare Vorteile.

Interim-Manager können dabei als Projektleiter aber auch als „Pitchberater“ (im Rahmen des Auswahlprozesses der Agentursoftware) eingesetzt werden. Auch eine Rolle als Coach für das interne Projektteam und als Krisenmanager, bei drohendem Scheitern des Projektes ist dabei grundsätzlich vorstellbar.

Den entstehenden Kosten ist der (Zusatz-)Nutzen aus der Beauftragung des Interim-Managers gegenüber zu stellen. Eine klassische Make-or-Buy-Entscheidung, in die neben den entstehenden (Zusatz-)Kosten auch Einschätzungen über das eigene Know-How, eigene Erfahrungen und Ressourcen einfließen müssen.

Abschließend einige Tipps, wie man - aus unserer Sicht - die Erfolgschancen für eine erfolgreiche Einführung erhöhen kann:

klare Zielformulierung, klare Projektinhalte
Erwartungsmanagement, realistische Erwartungen
vorhandenes Know-How, Erfahrung und Kompetenzen prüfen
Bereitstellung von ausreichenden Ressourcen
detaillierte und kritische Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Prozesse
Bereitschaft, neue Prozesse zu definieren
(frühzeitiges) Change-Management
ausgiebiges Testing
interaktive Zusammenarbeit mit dem Anbieter
aktives Projektmanagement, erfahrene Projektleitung
Aufgeschlossenheit gegenüber der Beratung - nicht beratungsresistent sein ;o)
„Nähe“ zum Standard – statt Individualprogrammierungen.
Managementunterstützung durch die Geschäftsführung

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